Flexibilisierung der Produktentstehung

Presentation and collaboration by business people in office

Digitalisierung, Nutzerorientierung und viele ähnliche Anforderungen beschäftigen Unternehmen zum Erhalt der Wettbewerbssituation in sich ändernden, dynamischen Märkten. Doch was bedeutet das konkret? Welche innovativen Konzepte sind denkbar?

Die Ausgangssituation

Produkte und Leistungen werden immer komplexer, sie werden risikobehafteter.

Die Lieferanten- und Partnernetzwerke werden immer größer, vernetzter und komplexer. Insbesondere auch deshalb, weil immer mehr Wertschöpfung in die Lieferkette verlagert wird.

Die Lieferkette wird sich immer dynamischer verhalten. In Zukunft werden immer mehr Lieferanten nicht mehr über den gesamten Produktentwicklungszyklus benötigt. Lieferanten werden immer stärker wechseln, auch aus Wettbewerbsgründen. Doch nicht genug: Kunden werden es immer stärker mit externen Lieferanten und Partnern zu tun haben, die kein Bestandteil der Leistungserbringung sind, sondern deren Leistung wichtige Randbedingungen für eine Leistungserbringung darstellen. Beispiel: Ladeinfrastruktur bei E-Autos, 5G-Versorgung für Produktionsanlagen.

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Die Herausforderungen

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Vier wesentliche Herausforderungen prägen zukünftige Aufbau- und Ablauforganisationen:

Flexibler Life-Cycle:
Entwicklung von Funktionen und Komponenten mit unterschiedlichen Anforderungen an das Entwicklungsvorgehen sowie ihren internen und externen Abhängigkeiten. Die einzelnen Entwicklungsergebnisse müssen getrennt voneinander abgesichert und freigegeben werden können.

Digitalisierung:
Schlanke, kosteneffiziente Prozesse. Datenbasiert entscheiden und durchgängig konfigurierte Produkte auch während des Entwicklungsablaufes.

Lieferanten-Netzwerke:
Effiziente Lieferanten-Netzwerke. Präventiv Lieferleistung bewerten um somit auch Risiken im Vorfeld frühzeitig zu erkennen.

Kunden-/ Lieferanten-Schnittstellen:
Mit einem Vorgehen der Produktentwicklung die Schnittstellen zu allen Kunden und ihren verschiedenartigen Anforderungen integrieren, umsetzen und deren Prozesse bedienen können.

Das Systemkonzept

Das Systemkonzept ist durch drei Merkmale gekennzeichnet:

Flexibilisierung der Leistungserbringung:
Die Leistungserbringung muss stärker an der Dynamisierung des Marktes und seinen funktionalen Anforderungen ausgerichtet werden.

Modularisierung der Prozessorganisation:
Eine flexible Leistungserbringung fordert eine anpassungsfähige Aufbauorganisation sowie ein flexibles Prozess-Framework.

Individualisierung der Personalentwicklung:
Flexible Leistungserbringung und eine sich dem anpassende Aufbau- Ablauforganisation hat vielfältige Anforderungen an seine Mitarbeiter: Der Weg geht zu einer aufgaben bezogenen und individuellen Qualifizierung. Darüber hinaus werden sich viele Standards der Zusammenarbeit und der Führung verändern.

In dieses Systemkonzept sind aus über 20 Jahren Erfahrung von Projekten der Produkt- und Organisationsentwicklung eingeflossen. Darunter auch Ergebnisse einer mehrjährigen Kooperation mit einer Technischen Universität. Die Gesamtlösung trägt den Namen SOPRONIS Process Excellence Framework.

1. Flexibilisierung der Leistungserbringung

Wir haben ein komplexes Ziel- und Anforderungssystem, das zu realisieren ist und ein sehr komplexes Umfeld, das zu integrieren ist. Dies umfasst Einzelpersonen, Fachbereiche oder ganze Organisationen. Es umfasst Menschen wie auch Sachfaktoren wie IT-Systeme.

Jede zu realisierende Funktion weist Ähnlichkeiten und Unterscheidungsmerkmale zu anderen Funktionalitäten auf und steht in einer Interaktion zu den Arbeitsprozessen, unabhängig davon, ob es sich um agile, klassische oder hybride Abläufe handelt. Jede Funktion verfügt über eine eigene zu erwartende Änderungshäufigkeit im Projekt- und Produkt-Lebenszyklus.

Unsere Empfehlung zur Flexibilisierung der Produktentstehung beinhaltet nachstehende Arbeitsschritte:

Funktionsorientierung:
Das System wird in seine Funktionen zerlegt. Ähnlichkeiten zwischen den einzelnen Funktionalitäten werden identifiziert und analysiert. Cluster ähnlicher Funktionen gebildet und die Cluster geeigneten Produktentwicklungsvorgehen zugeordnet.

Flexibilisierung der Prozesse:
Die anzuwendenden Produktentwicklungsprozesse werden festgelegt. Dies können klassische, agile oder auch hybride Vorgehen sein. Bedarfsorientiert erfolgt eine weitergehende Flexibilisierung nach methodischen Richtlinien.

Zentrale Leistungsschnittstelle:
Die Kommunikation, Dokumente und Leistungselemente werden über eine generische, zentrale Schnittstelle ausgetauscht. An diese Schnittstelle werden alle Leistungserbringer, also  auch externe Lieferanten und z. B. IT-Systeme angebunden.

Welche Vorteile verspricht dieses Vorgehen?

Funktionsorientierung:
Eine Produktmanagement-Orientierung mit der Option auf die Festlegung von Komponentenbaukästen hoher Nutzungstiefe.

Continuos Development:
Schlankes, kosteneffizientes Vorgehen für individuelle, schnelle Entwicklungsabschlüsse auch von Teilumfängen.

Reduktion von Komplexität:
Durch die Zuordnung der richtigen Funktionen zu einem dazu effizient passenden Entwicklungsvorgehen sowie die Verlagerung zentraler, übergreifender Prozesse wie das Daten-, Konfigurations- und Risikomanagement in die generische Schnittstelle wird die Komplexität des Gesamtvorgehens gesenkt, die Prozesseffizienz gesteigert.

Der Einsatz unseres Vorgehens erlaubt einen einfachen Einstieg in die Flexibilisierung der Leistungserbringung. Sie starten mit ihrem bewährten Vorgehen zur  Produktentstehung. Mit Hilfe unserer Flexibilitätskriterien optimieren wir gemeinsam Ihre Prozesslandschaft. Alle Prozesse bleiben erhalten, es gibt nur reduziert Anlass für Akzeptanzprobleme bei Ihren Mitarbeitern. Optional lässt sich ein weiterer, von ihrem bisherigen Vorgehen unabhängigen Produktentwicklungsprozess ergänzen. Sie bearbeiten Ihre Projekte jeweils über das Vorgehen, das Ihnen mehr Vorteile verspricht. Zur Synchronisation aller Produktentstehungsprozesse und dem Austausch von Leistungselementen, Informationen, Dokumente und Wissen wird die zentrale Schnittstelle etabliert und über diese das Gesamtvorgehen gesteuert.

Bereits mit diesen Schritten gewinnen Sie deutlich an Flexibilität, Schnelligkeit im Markt und somit eine erhöhte Wettbewerbsfähigkeit. Alle weiteren Schritte zur vollständigen Umsetzung des SOPRONIS Process Excellence Framework können Sie im Rahmen weiterer, nachgelagerter Maßnahmen zur Organisationsentwicklung angehen.

2. Dynamische Organisationsentwicklung

Was bedeutet Flexibilisierung der Leistungserbringung für die Arbeitsorganisation und die Kultur und Werte des Unternehmens? Wie wird sich der Führungsbegriff und die Selbstorganisation von Teams gestalten bzw. verändern? Wie sieht es aus mit den Fachbereichsprozessen? Inwieweit müssen sie sich verändern um so flexibel zu sein, um alle Layer der Produktentwicklung bedienen zu können? Und natürlich soll alles erhalten bleiben, was sich bewährt hat. Das bedeutet insbesondere, dass bewährte Prozesse erhalten bleiben und die gesamte Prozesslandschaft weiterhin auditsicher sein muss.

Die Flexibilisierung der Leistungserbringung hat Auswirkung auf die gesamte Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens. Die Aufbauorganisation muss die neue Form der Leistungserbringung ohne zusätzlichen Strukturaufwand unterstützen. Wichtige, hier zu berücksichtigende Aspekte sind neben der Flexibilisierung der Projektrollen wie der des Projektleiters, der in klassischen Strukturen ganz andere Aufgaben und Befugnisse hat als in einer agilen Struktur, die Flexibilisierung der Prozesse der Linien- bzw. Fachbereiche. Denn, der Fachbereich muss jeden Produktentwicklungsprozess, gleich ob klassisch, hybrid oder agil, effizient unterstützen können.

Mehr Flexibilität bedeutet gleichzeitig auch weniger Regulation. Die Bedeutung zentraler Gremien zum Management der Einzelprojekte und Projektfamilien nimmt folglich zu. Weniger Regularien der Arbeitsorganisation bedeuten gleichfalls aber auch, dass Projektteams mehr Verantwortung und Kompetenzen für den Projekterfolg übertragen werden müssen. Weitere Themen in diesem Kontext sind die Veränderung von Führung in flexiblen Organisationen sowie der Umgang mit sowie die Reduzierung von Komplexität zur Effizienzsteigerung der Teamleistung und der Projektergebnisse.

Zur Absicherung der Prozessqualität wird es darüber hinaus notwendig sein, bewährte Prozesse zu erhalten und sie in die neue, flexiblere Prozesslandschaft zu übernehmen.

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Flexible Prozessorganisationen bauen Prozesslandschaften, Prozessgruppen und Einzelprozesse modular auf. Wir empfehlen drei inhaltliche Prozessebenen, ergänzt um zwei technische Ebenen zur Umsetzung der Prozesslandschaft in digitale Workflows.

Auf der obersten Ebene finden wir die unternehmensweite Prozesslandschaft. In der Managementebene werden die Geschäftsprozesse dargestellt – einfach im Verständnis, geradlinig beschrieben. Auf dieser Ebene erfolgt auch die Messung und das Berichtswesen der Prozessleistung über KPIs.

In der dritten Ebene werden die Einzelprozesse in Arbeitsfolgen detailliert. Hier finden sich auch die entsprechenden Arbeitsdokumente wie beispielsweise Arbeitsanweisungen. Flexible Prozesslandschaften halten in dieser Prozessebene auch die Möglichkeit einer nur reduzierten Detaillierung bereit, in dem das Team nur Ergebnisvorgaben für Einzelprozesse erhält, die Tätigkeiten und Vorgehensweisen jedoch selbst festlegt. Dies fördert die Übernahme von Arbeitsverantwortung sowie innovative und kreative Lösungen. In diesem Falle erfolgen nur Vorgaben zu den Inhalten der zu prüfenden Quality-Gates zum Abschluss des Einzelprozesses.

Die Prozesslandschaft und ihre Dokumentation muss für alle involvierten Organisationen und deren Mitarbeiter, die Prozesse oder deren Schnittstellen bedienen sollen, in digitaler Form verfügbar sein. Neben der Forderungen aus QM-Normen ist dies der einzige Weg, wie alle Beteiligten ortsunabhängig ohne Zeitverzug stets aktuelle Informationen zum Prozessvorgehen verfügbar haben können.

3. Individualisierte Personalentwicklung

Was bedeutet Flexibilisierung der Leistungserbringung für das Projektpersonal? Im ersten Schritt zunächst mal ein sehr viel breitbandigeres Tätigkeitsfeld. Und in diesem Zusammenhang natürlich auch den Bedarf in diesem gesamten Tätigkeitsfeld qualifiziert zu sein. Wir wollen durch Qualifikation aber auch unsere Mitarbeiter motivieren. Dazu muss Qualifikation auf den späteren Anwendungsfall passend sein. Wir benötigen also in Summe eine individualisierte Personalentwicklung, die auch kosteneffizient ist.

Der Individualisierung der Personalentwicklung gehört zweifelsfrei die Zukunft. Personalentwicklung soll sich flexibel an die Bedürfnisse, gleich welchen Ursprungs schnell anpassen können. Sie soll unabhängig sein von Zeitpunkt, Ort und Gruppengröße der Maßnahme. Sie muss verfügbar sein als Präsenzveranstaltung wie auch als digitales Lernen. All dies muss zu geringen Ausfallzeiten führen und ermöglichen, dass die Weiterbildungsinvestitionen schnell wieder amortisiert werden. Nur so ist Personalentwicklung wirtschaftlich und unterstützt die Mitarbeiter punktgenau bei der Bewältigung ihrer Aufgaben.

Gute Qualifizierungskonzepte eignen sich für alle Unternehmensanforderungen wie beispielsweise Onboarding-Prozesse, der Einarbeitung in neue Aufgabenstellungen wie auch für zyklisch notwendige Requalifizierungen aus unternehmensinternen, behördlichen und gesetzlichen Vorgaben.

Unser Vorgehen berücksichtigt alle diese Anforderungen und Vorgaben.

Sie können Ihre Weiterbildung grundsätzlich individuell zwischen Einzelcoaching und Gruppentrainings, zwischen Präsenzveranstaltungen und reinem digitalen Lernen (also E-Learning) ausprägen. Je nach Grundausrichtung basiert das Setting auf klassischen Präsenztrainings oder alternativ auf digitalen Lernformen wie E-Learning oder Blended-Learning. Auf Ihrer Grundentscheidung aufbauend ergänzen Sie je nach Bedarf die jeweils anderen Lernformen.

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Jedes Lernmodul – egal ob Präsenz- oder digitales Lernen besteht aus Wissenseinheiten, Übungen und optionalen Lernkontrollen. Mehrere Lernmodule fügen sich dabei zu einem Lernprogramm zusammen. Lernprogramme schließen optional mit internen Erfolgskontrollen oder externen Zertifizierungen ab. In den Praxiseinheiten der Lernprogramme erfolgt bereits ein Transfer in typische Arbeitssituationen der Teilnehmer. Zur weitergehenden Absicherung der Nachhaltigkeit können nach Abschluss der Qualifizierung der Transfer in den Berufsalltag durch Maßnahmen der Projektbegleitung wie Coaching, Interim-Management oder Projektsupport flankiert werden.

Für alle Qualifizierungsmaßnahmen unterstützen wir den Lernerfolg der Teilnehmer durch zyklische, in der Regel 14-tägige Live-Webinare sowie offsite-Support on-demand. Zusätzliche Nachhaltigkeitserfolge lassen sich durch die Behandlung realer Unternehmensprojekte in Präsenzveranstaltungen oder in Heimarbeit und der Integration von Fachexperten des Unternehmens im Rahmen von Blended-Learning Präsenzen erreichen. Von allen Live-Webinaren werden von uns Aufzeichnungen erstellt, die den Teilnehmern als digitale Dokumentation während des Lehrgangs zur Verfügung stehen.

Beim Einsatz von E-Learning und Blended-Learning Formaten setzen wir für den Datenaustausch und zur digitalen Kommunikation zwischen den Teilnehmern für die Live-Webinare sowie zur strukturierten Bearbeitung der E-Learning Inhalte marktgängige IT-Plattformen für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams ein. Sollen die digitalen Lernmodule auch als Lerneinheiten im Prozessmodell des Unternehmens verfügbar sein, so erfolgt ergänzt auch die Befüllung des Prozessportals mit den digital abrufbaren Wissenseinheiten.

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Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Flexibilisierung eine Aufgabe für das gesamte Unternehmen mit allen seinen Mitarbeitern ist, wollen wir im komplexen und innovativen Umfeld sowie in globalisierten Märkten erfolgreich im Wettbewerb bestehen.

Haben Sie noch Fragen oder möchten Sie mehr erfahren, so nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Denn: Mit Projekten Zukunft gestalten heißt, mit SOPRONIS Zukunft gestalten.

Weitergehende Informationen zu diesem Beitrag finden Sie auf unserer Internetpräsenz https://www.sopronis.de