Task-Management leicht gemacht

Viele Projekte tun sich mit der Steuerung von Aufgaben schwer. Wir geben Tipps aus unserer Projektpraxis.

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Ich möchte heute über das Aufgaben-Management in Projekten sprechen. Insbesondere auch deshalb, da sich viele Projekte bis heute mit einer klar strukturierten und zentralen Steuerung von Tasks (Aufgaben) in Projekten schwer tun.

Sie kennen sicher eine der folgenden Situationen:

  • Es gibt zu viele, auch unterschiedliche Aufgabenlisten? Oder gar keine und jedes Team-Mitglied verfolgt seine Aufgaben selbst?
  • Aufgabenlisten werden nicht konsequent aktualisiert?
  • Die Aufgaben- oder Task-Listen werden nicht als Arbeitsinstrument, sondern nur als nachlaufende Dokumentation der Aufgaben verstanden?

Was läuft in diesen Projekten schief?

  • Methoden-Einsatz: Das Task-Management wird nicht als zentrale Methode der Aktivitätensteuerung angesehen, sollte dies aber sein.
  • Dokumentation: Es wird ein zu großer Fokus auf die Dokumentation gelegt, ein zu geringer Fokus auf die Steuerung von Aufgaben.
  • Rollenverständnis: Das Managen von Aufgaben wird der Projektleitung zugeordnet. Es ist aber eine Aufgabe des gesamten Teams.
  • Vielfalt: Pro Projekt darf es nur ein Task-Management geben, nicht eines pro Teil-Team oder eines pro Teammitglied.

Aufgaben-Management leicht gemacht:

  • Steuern Sie Aufgaben in Status-Schritten (z. B. neu, definiert, in Arbeit, erledigt)
  • Aktualisieren Sie die Tasks gemeinsam im Projektteam (z. B. täglich zu Tagesstart)
  • Legen Sie für Aufgaben, bei denen es nicht vorwärts geht, Sondermaßnahmen fest (z. B. separater Lösungsworkshop).

Denn, Aufgaben zu managen:

  • führt Teams zusammen und entwickelt diese,
  • macht Projektarbeit effizient und fokussiert. Die Team-Leistung wird erhöht,
  • braucht nur wenig Einrichtungsaufwand und kostet nichts. Ein kurzes, tägliches Stand-up-Meeting sowie ein Kanban-Board oder ein Freeware-Tool reichen aus.

Das solche es für heute gewesen sein. Vielen Dank für Ihr Interesse . Ich freue mich auf das nächste Mal. Bis dahin alles Gute.